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Rechnungen

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Rechnungen

Eine Übersicht aller Rechnungen findest du unter diesem Menüpunkt.


Filter

Im oberen Bereich “Filter” kannst nach Rechnungen filtern und suchen. Dazu gibt es drei Möglichkeiten.

  1. Du kannst nach Zeit filtern. Als direkte Auswahl hast du die letzten 7, 30
    oder 90 Tage. Darüber hinaus kann man auch einen individuellen Zeitraum
    angeben. Klicke dazu auf den schwarzen Button “Custom”, und wähle dann
    mit dem Kalender den gewünschten Zeitraum aus. Dazu klickst du zuerst
    auf das Kalender Icon . Der erste Klick wählt das Startdatum, mit
    dem zweiten Klick wählst du das Enddatum.

  2. Weiterhin kann nach Status sortiert werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten
    hat man zur Auswahl: open (Offen), payment authorized (Zahlung genehmigt),
    paid (bezahlt), storno und void (ungültig).
    Beim Filtern nach dem Status greift auch gleichzeitig das, was beim zeitlichen
    Filter eingestellt ist und umgekehrt.

  1. Zuletzt kannst du auch direkt nach einer Rechnungs-Nr. suchen. Sobald man
    anfängt, in dem dafür vorgesehenen Feld zu tippen, fängt der Filter an zu
    arbeiten (deswegen verschwinden anfangs die Einträge in der unteren
    Tabelle. Pro Tip: du kannst auch nach einer Rechnungsnummer suchen,
    in dem du die Suche links neben dem Kachel-Menü oben verwendest.



Übersicht Rechnungen

Hier sind alle Rechnungen aufgelistet, von der aktuellsten bis zur ältesten Rechnung. Klickst du auf eine Zeile, kommst du in die Detailansicht einer Rechnung.

Detailansicht Rechnung

Hier sind alle Details einer Rechnung aufgelistet. Dazu gehören Summe der Rechnung, Betrag der bezahlt oder ausstehend ist, der Status (offen, bezahlt, etc.), Rechnungssteller:in, Rechnungsempfänger:in, Rechnungsdatum, Rechnungsposition(en) als auch Emails die dazu herausgegangen sind. 

Ist eine Rechnung bezahlt, erscheint unter “Zahlungen” (wird nur angezeigt wenn die Rechnung bezahlt ist) die Summe, das Datum, die Art der Überweisung sowie die Referenzangabe.

Use Case: Nachträglich Rechnung erstellen & versenden

Hat man eine Rechnung nicht bei der Erstellung einer Buchung verschickt und möchte das jetzt tun, geht man wie folgt vor:

Zunächst ruft man sich im Menü Termine den jeweiligen Tag und die Dienstleistung auf, für die man die Rechnung stellen will. Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt sind, zeigen das Shopping Cart Icon  an (wenn eine Dienstleistung bezahlt ist, wird ein grünes Häkchen  angezeigt). Man klickt nun auf das Shopping Cart Icon, und die Dienstleistung wird dem Warenkorb hinzugefügt.

Diesen öffnet man nun mit einem Klick auf den Warenkorb  oben rechts. Der Warenkorb öffnet sich mit der entsprechenden Dienstleistung. Standardmässig ist die Email-Adresse des jeweiligen Kunden als Rechnungsempfänger:in angegeben. Diese kann auch ändern – dazu löscht man zunächst die eingetragene Email-Adresse durch das“X”, und fängt an die  Email-Adresse des neuen Empfängers einzutippen. Bereits nach dem ersten Buchstaben werden im Dropdownmenü entsprechende Optionen angezeigt. Mit Klick auf den schwarzen Button “Rechnung” wird eine Rechnung erstellt.

Als nächstes landet man in der Rechnungsdetailansicht. Hier kann man nochmals alle Details zur Rechnung überprüfen. Ist man zufrieden mit dem Ergebnis, klickt man oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten,  und wählt hier “Versenden”.

Um zu überprüfen um die Email versandt wurde, kann man entweder im Menü Emails (dort wird es auf der linken Seite als erster Eintrag angezeigt) als auch natürlich im Menü Rechnungen.