Getting Started – erste Schritte mit Stamy Booking

Hallo und herzlich willkommen bei Stamy Booking

Dieser Wizard hilft dir für einen einfachen und schnellen Einstieg in unsere Lösung. Also, los gehts!

Navigation & Funktionen

Bevor wir durchstarten, lass uns einen Augenblick die Navigation betrachten, 
mit der du dich einfach und schnell durch Stamy Booking bewegst.

Oben links befindet sich das Kachel-Menü, von der man alle Hauptfunktionen aufrufen kann.

Rechts daneben ist die Suchfunktion. Mit der Suche kannst du zum Beispiel nach einer Rechnungsnummer,
einem bestimmten Termin, Kunden etc. suchen.

Ebenfalls oben in der Mitte der Seite findest du einen gelben Plus-Button.

Mit diesem Button fügt man abhängig vom Menü ein Element hinzu, d. h. im Menü Dienstleistungen eine Dienstleistung,
im Menü Kundschaft einen Kunden usw.

Mit dem schwarzen Button “Erstellen” wird anschliessend das neue Element im System angelegt und abgespeichert.

Wenn man stattdessen die Aktion abbrechen möchte, klickt man auf das kleine weisse “X” oben rechts.

Wenn man ein Element bearbeitet, erscheint statt des Plus-Buttons ein Button mit einem Pfeil-Symbol und ein Button mit einem Symbol einer Diskette. Hierbei bedeutet der Pfeil “Änderungen rückgängig machen”, und die Diskette “Änderungen speichern”. 

Ein sehr hilfreicher Menüpunkt ist die “< zurück” Funktion . Damit kehrt man zur vorherigen Seite zurück. Das funktioniert genauso wie in einem Webbrowser, bei dem man zu Webseiten, die man zuvor aufgerufen hat, zurückkehren kann.

Okay, damit kommst du für den Anfang zurecht. Wir werden auch noch einen extra Artikel über Navigation & Funktionen schreiben, in der noch weitere Elemente beschrieben sind – für einen schnellen Einstieg brauchst du die jetzt nicht.

Weiter gehts! 

Im folgenden erstellen wir eine erste Dienstleistung, einen Consultant der die Dienstleistung ausführt und setzen unseren ersten Termin fest (und gehen hier ein wenig mehr ins Detail).

Dienstleistungen

Fangen wir zunächst mit einer Dienstleistung an, die du anbieten möchtest. Gehe oben links auf das Kachel-Menü und wähle Dienstleistungen. Anschließend fügst du eine neue Dienstleistung mit dem großen gelben Plus-Button oben in der Mitte hinzu.

Hier gibst du zunächst den Namen der Dienstleistung an, z. B. “Yogakurs” oder “Einzelcoaching”. Bei der Art kannst du zwischen Kurs, Individueller Termin oder Raumvermietung wählen. Als Letztes kannst du das Ganze auch einer Kategorie einfügen – das hilft dir den Überblick zu behalten, wenn du viele Dienstleistungen anbietest. Du kannst aber auch die Kategorie weglassen.

Als nächstes bestimmst du, wer für die Dienstleistung zuständig ist. Standardmässig bist du als Stamy-Administrator schon im System angelegt. Möchtest du einen Consultant hinzufügen, klickst du oben links aufs Kachel-Menü und wählst dann Consultants. Das machen wir jetzt!

Consultants

Einen Consultant fügst du ganz einfach mit dem großen gelben Plus-Button oben in der Mitte hinzu. Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, die Email-Adresse und zu welcher Organisation dieser angehört. Standardmässig wird deinem Administratorprofil bei der Registrierung bei Stamy eine Organisation hinzugefügt. Weitere Organisationen kann man anlegen mit einer Coworking-Lizenz (auf Anfrage). Mehr erfahren

Weiterhin kannst du noch ein Bild, eine Telefonnummer, den Titel sowie ein Motto für den Consultant speichern. Die Checkbox “Online” gibt an, dass der Consultant auf der Webseite angezeigt werden kann.

Klicke anschliessend oben in der Mitte auf “Erstellen” um den Consultant anzulegen. 

Zurück zur Erstellung der Dienstleistung.

Neben dem Consultant kannst du der Dienstleistung einen Raum als auch die Mindestanzahl der Räume zuweisen. Diese Angabe ist jedoch nicht zwingend. Möchtest du einen oder mehrere Räume anlegen, kannst du ebenfalls über Klick auf das Kachel-Menü, und dann auf Räume. Mehr erfahren

Weiter geht es mit dem Preis – den kannst du hier für die Dienstleistung bestimmen, genauso wie die Mehrwertsteuer. Du kannst auch mit der Option “Hybride Termine” auch bestimmen, ob die Dienstleistung sowohl Online wie Offline angeboten wird, und dafür auch ggf. einen anderen Preis festsetzen. Kunden können nun bei der Anmeldung entscheiden, ob sie Online oder Offline teilnehmen möchten.

Weiterhin kann man unter Dauer & Fristen zeitliche Parameter festsetzen. Dazu gehören die Dauer der Dienstleistung, die Storno- und die Vorausbuchungsfrist. Ausserdem kann man festlegen, ob man einen gewissen Zeitraum vor und nach der Dienstleistung blockieren möchte.

Zum Schluss kannst du unter Status bestimmen, ob man direkt auf der Webseite buchen kann oder ob es nur intern gebucht werden kann.

Super, jetzt haben wir die erste Dienstleistung und den ersten Consultant erstellt und die beiden Dinge miteinander verknüpft. Jetzt legen wir im letzten Schritt den ersten Termin fest!

Termine

Wie es der Name schon verrät, legst du hier all deine Termine an. Die Standardansicht zeigt drei Tage an, beginnend vom aktuellen Tag.

Oben links wählst du verschiedene Ansichten aus. Du hast die Auswahl zwischen 1 Tag, 3 Tage, 7 Tage und 14 Tage. Die Ansicht “Agenda” zeigt dir all deine kommenden Termine und Events an.

Einzel- und Serientermine anlegen

Klicke auf den großen gelben Plus-Button oben in der Mitte, um neue Termine anzulegen. Du kannst auch genauso gut einfach in der Kalenderansicht auf einen Zeitslot klicken. In beiden Fällen öffnet sich links das Kalendermenü.

Wähle hier zunächst aus, um welche Art Termin es sich handelt. Du hast die Auswahl zwischen Kurs, Individueller Termin oder Raumvermietung. 
Als nächstes wählst du den oder die Consultant(s) aus. Die Auswahlmöglichkeiten der nachfolgenden Felder Service als auch die Räume stehen in gegenseitiger Abhängigkeit mit dem oder der Consultant(s). Auch die Zeit wird automatisch danach gewählt, welcher Zeitraum der Dienstleistung im Menü Dienstleistung zugeteilt wurde. So ist man in der Lage, schnell einen oder mehrere Termine derselben Art anzulegen. 
Wenn es sich bei dem Termin um einen individuellen Termin oder um eine Raumvermietung handelt, musst du dem Termin im Kalendermenü noch einen Kunden zuweisen, vorher kannst du den/die Termin(e) nicht buchen. 
Bei Kursen entfällt das (Kunden können sich selbst anmelden). Klickt man nun im Kalender auf einen Zeitslot, wird der Termin mit allen Informationen und der entsprechenden Termindauer angelegt. Dieser Termin erscheint auch links unten im Kalendermenü. Möchte man einen Termin löschen, klickt man entweder dort auf das “x” des entsprechenden Termins, oder auf das “x” des entsprechenden Termins in der Kalenderübersicht rechts. 

Willst du weitere Termine dieser Art anlegen, klicke einfach in die Kalenderübersicht auf der rechten Seite. Bei Kursen gibt es die Option “wöchentlich wiederholen”, um noch schneller und einfacher sich wiederholende Termine einzutragen (Details darüber siehe unten). Um die Termine zu speichern, klicke auf den schwarzen Button “Termin(e) buchen/erstellen”. Sollte der Button “ausgegraut” sein, fehlt noch eine Angabe – z. B. keine Angabe von Kunden bei einem individuellen Termin.

Weitere Optionen:

[ √ ] Rechnung erstellen

Es wird eine Rechnung erstellt

[ √ ] Rechnung an Kundschaft senden

Rechnung wird Kunden gesendet, die am Termin teilnehmen

[ √ ] Buchungsbestätigung an Kundschaft

Kunden, die für den Termin eingetragen sind, erhalten eine Buchungsbestätigung per Email

[ √ ] Buchungsbestätigung an Consultants

Consultants, die für den Termin eingetragen sind, erhalten eine Buchungsbestätigung per Email

Weitere Optionen bei Kursen:

Consultants: Kollisionen überprüfen

[ √ ] Termine

[ √ ] Verfügbarkeit

Mit den beiden Checkboxen wird sichergestellt, dass es keine Kollisionen mit Terminen und der Verfügbarkeit der Consultants gibt

[ √ ] Buchungen auf Webseite erlauben

Kunden können den Kurs online über die Webseite buchen

[ √ ] wöchentlich wiederholen

Mit dieser Option kannst einen wöchentlichen Kursplan bis zu 520 Wochen (10 Jahre) in die Zukunft planen. Kunden nutzen diese Option unter anderem auch für die Migration, um vergangene Termine und Jahre komfortabel in das System aufzunehmen.

So gehst du vor: leg zunächst den Wochenplan rechts im Kalender fest, in dem du alle Termine für eine Woche festsetzt. Wähle jetzt die Anzahl der Wochen, für die dieser Wochenplan gilt. Dann nur noch auf Termin(e) Erstellen klicken – fertig!